Comment choisir le bon logiciel de gestion de congés ?

Chaque année, les entreprises sont confrontées à la gestion problématique des congés. Et pour cause, tous les employés souhaitent prendre les jours les plus intéressants. Pour que tout le monde puisse partir facilement, la meilleure solution se trouve dans un logiciel. Comment ça marche, et quels sont les critères de choix ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de congés ?

Force est de reconnaître que, même si les employés souhaitent tous prendre des congés cadrant avec les vacances scolaires ou proches des jours fériés pour économiser des jours de repos, les entreprises ne peuvent pas se permettre de les laisser partir en vacances en même temps. Cela demande une grande organisation pour que l’activité puisse continuer. Parfois, cela peut prendre du temps, car les informations doivent remonter jusqu’au service des ressources humaines, avant d’être validées ou non. D’autre part, des erreurs peuvent survenir, ce qui compliquera encore plus les choses. Pour permettre à chacun de profiter sereinement de ses jours de repos, sans qu’aucun problème ne soit à résoudre, il existe une solution : le logiciel gestion congés.

Les créateurs de logiciels de gestion de congés ne manquent pas d’argument pour que les entreprises fassent l’acquisition de leurs produits : simplicité d’utilisation, ergonomie, ludique… En général, ces logiciels se présentent sous la forme de tableaux que l’on peut modifier quand on le souhaite. Les responsable des ressources humaines peuvent donc les façonner en fonction de leurs idées et de leurs besoins, et en contrôlent tous les paramètres. Il existe deux types de logiciels de gestion de congés : les payants et les gratuits. Pour ces derniers, le plus utilisé reste Microsoft Excel, bien qu’il ne s’agisse pas d’un outil uniquement destiné à cette tâche. Par ailleurs, sur Internet, de nombreux logiciels utilisables via même le navigateur sont accessibles, et ils ont des paramètres plus moins ergonomiques et utiles. Naturellement, puisqu’ils sont gratuits, leurs capacités sont limitées.

Les logiciels de gestion de congés payants proposent plus d’options et de possibilités de configurations. Le choix devra se faire en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment les ambitions de la direction des ressources humaines de disposer des meilleurs profils au sein de l’entreprise, la taille de celle-ci et le budget à allouer. Opter pour un logiciel payant, c’est faire un choix stratégique visant à apporter de la valeur ajoutée et une meilleure performance. Un tel logiciel permet un gain de temps conséquent, et d’avoir des documents clairs. En gros, il facilite le travail de la direction des ressources humaines et la compréhension des documents par les employés.

Quels critères de choix prendre en compte ?

Comme pour la très grande majorité de logiciels de bureautiques, il est très important de bien se renseigner sur les fonctionnalités du système informatique avant de jeter son dévolu sur un logiciel de gestion de congés. Bien évidemment, le prix est aussi à étudier de près, car les logiciels peuvent coûter du simple au double. L’entreprise doit pouvoir s’assurer d’avoir un suivi intégral et en temps réel des congés, ainsi que des absences des employés, et s’assurer que le dispositif de validation corresponde à sa configuration.

Pour faire le tri parmi les logiciels de gestion de congés disponibles, il convient de prendre en compte des critères techniques avant d’en acheter un. Parmi ces critères figure l’interface, car l’ergonomie et le design simplifient la tâche du service des ressources humaines et de l’ensemble des employés. Un logiciel intuitif est donc recommandé. Au moment de demander son congé, le salarié doit avoir la possibilité de visualiser clairement son nombre de jours et de RTT pris et restants sur son compte personnel. Ainsi, il n’aura pas à consulter le service des ressources humaines pour avoir l’information dont il a besoin. Depuis l’interface, les managers doivent également avoir accès au planning des congés, et avoir un tableau qui leur permet de visualiser le taux de présence.

Un logiciel de gestion de congé doit également être interopérable avec le logiciel de paie. En effet, la gestion des congés impacte la gestion des salaires. Il est donc essentiel que le logiciel de gestion de congés s’intègre bien à l’environnement logiciel, et que les données extraites de l’outil doivent être consultables par le logiciel de gestion de paie pour faciliter l’édition des fiches de salaire. Enfin, un logiciel de gestion de congés doit respecter la législation en vigueur.